Pet saveta za brejnstorming tokom rada na daljinu

Prošlogodišnje istraživanje koje je napravio IWG — kompanija koja nudi kancelarije i kovorking prostore širom sveta — pokazalo je da 70 odsto radnika radi van kancelarije bar jednom nedeljno. Čak 53 odsto radi na daljinu tokom pola dana u sedmici. Neke kompanije, poput Automattic-a, od samog osnivanja rade potpuno remote, tako da za njih novonastala situacija nije nova.

Za sve nas ostale, sledi period adaptacije. Dok neki poslovi mogu nesmetano da se odvijaju i u uslovima izolacije, problemi nastaju kada je neophodno da više ljudi istovremeno radi na istom zadatku. Pogotovo kada su ti zadaci kreativne prirode.

Nedavno je UX Collective objavio tekst UX dizajnerke firme IDAGIO, koja je imala zakazan brejnstorming sa kolegama baš u nedelji kada su počeli da rade od kuće. U početku su svi bili skeptični oko mogućnosti da brejnstorming uspe, ali su, posle nekoliko pokušaja, sve stvari doterali na svoje mesto.

Prenosimo vam njihovih pet saveta do kojih su došli tokom prethodnih nekoliko nedelja.

Zapisujte sve

Ako postoji jedna stvar koju ljudi moraju da zapamte, to je sigurno važnost zapisivanja stvari.

• Zapisujte instrukcije za brejnstorming. Možete to da uradite i preko audio poziva, ali konekcija ume da bude loša, pa se gube slogovi i rečenice. Kada zapisujete stvari, ljudi su sigurni da su dobro razumeli sve i uvek imaju opciju da provere ukoliko su nešto zaboravili. Dodatni savet: Ukoliko imate više aktivnosti koje želite da budu obavljene, stavite masku preko njih, pa je izbrišite kada je vreme da otkrijete šta piše ispod nje.
• Podelite informacije na koje ljudi treba da se pozivaju tokom obavljanja aktivnosti. Često postoji neka informacija od koje brejnstorming kreće, tako da je dobro da je uvek imate na videlu. Ukoliko ste u mogućnosti, podelite ova dokumenta unapred.
• Ne zaboravite da bude inkluzivni. Odaberite alate koji omogućavaju da se stavljaju natpisi, tako da svako može da prati razgovor. Natpisi mogu da pomognu velikom broju ljudi: onima koji imaju lošu internet konekciju, kojima vaš jezik nije maternji, koji imaju loš sluh…

„Zagrevajte” se za upotrebu novih alata

Kada počnete da se prebacujete na rad od kuće, ljudi upoznaju aplikacije na potpuno nov način. Ukoliko ih postepeno uvodite u to, stvorićete atmosferu bez pritiska u kojoj će se lakše navići na nove kontrole i ponašanje alata.

Ovo su stvari koje smo radili kako bi smo se upoznali sa softverom Miro:

• Pre nego što ljudi otvore tablu, napravite „ceduljicu” sa imenom svake osobe koja će učestvovati.
• Kada ljudi otvore tablu, dajte im zadatak da pronađu svoje ime. Ovako će naučiti kako da se snalaze na tabli.
• Recite im da premeste svoju ceduljicu na prostor gde mogu da rade. Ovako će naučiti da pomeraju stvari, kao i da je moguće videti tuđi rad.
• Tražite im da dva puta kliknu na ceduljicu i na njoj napišu naziv nekog predmeta. Sada znaju kako se piše u ovom softveru.
• Neka naprave kopiju ceduljice tako što će pritisnuti ALT i pomeriti je ili će upotrebiti CTRL (COMMAND) -C i -V. Nadalje će umeti da prave više cedulja i dupliraju postojeće.
• Pitajte ih kako napreduju i da li imaju pitanja.
• Zadajte im da dva minuta razmišljaju o načinima na koje njihov predmet može da se upotrebi.
• Posle dva minuta im recite da pročitaju omiljeni i najluđi način koji su smislili. Svakoga prozovite po imenu i tražite da podele sa svima svoje odgovore. Ovako će naučiti da uključe i isključe mikrofon.

Ova petominutna vežba će pomoći svakome u timu da koristi Miro, bez da oseća pritisak koji je prirodno vezan za brejnstorming.

Budite fleksibilni

Svi znamo koji način nam odgovara da bismo bili najkreativniji, a to nije nešto što može da se promeni preko noći samo zato što su se uslovi promenili. U ovom periodu tranzicije će sigurno biti nekih spoticanja, ali većinu njih možete predvideti i planirati oko njih.

• Dajte ljudima slobodu da odaberu alat (fizički i digitalni) koji će koristiti za brejnstorming, pa planirajte da ih sve kasnije prebacite u jedan alat kada započnete grupne diskusije.
• Spremite se na to da ćete koristiti više alata. Jedan softver će teško moći da odgovori na sve vaše potrebe, pogotovo tokom brejnstorminga. Na primer, tokom jedne od naših sesija dvoje kolega su shvatili da je najbolje da započnu drugi poziv, u kome će biti samo njih dvoje.
• Za neke stvari će vam biti potrebno više vremena nego što očekujete. Zbog toga što ljudi uče nove načine rada i koriste više alata istovremeno, neke aktivnosti će trajati duže nego što bi to bio slučaj uživo. Kako se približavate kraju planirane sesije, obratite pažnju na to da li se kursori još uvek pomeraju na zajedničkoj tabli i pitajte ljude da li im treba još vremena.

Olakšajte proces

Važnije je nego ikad da vodite sastanke i redovno se javljate jedni drugima, jer, kada se isključe kamere i mikrofoni, nećete moći da procenite kako ostali reaguju.

• Objasnite sve, ali ne žurite. Budući da verovatno ne možete da vidite nikoga, ne možete ni da znate da li svi prate. Informacije koje delite odvojite u poglavlja i pravite pauze za pitanja.
• Obavezno pitajte da li ljudi imaju pitanja. Tihe pauze su neprijatne svima koji prisustvuju sastanku, jer ne znaju da li je pukla veza ili vam je nešto možda odvuklo pažnju. Kada tražite pitanja, napravite pauzu od pet sekundi. Ljudima je možda potrebno vreme da uključe mikrofon ili čekaju da vide da li će neko drugi progovoriti.

Tražite povratnu informaciju

Prvi brejnstorming — ili prvih pet — biće vrlo trapavi, sa dosta neprijatnih trenutaka. Kao sa svim drugim, potrebno je da ovo radimo iznova i iznova. Razgovarajte o sastancima sa timom i razmišljajte nasamo o njima. Fidbek koji tražite nakon sastanka treba da bude u uslovima u kojima će članovi tima moći da ga napišu na svoj način u svoje vreme.

Svi se trenutno adaptiramo. Kada imamo strpljenje i ohrabrujemo jedni druge kroz ovakve promene, zbližavamo se kao tim, iako smo fizički daleko.