Unapredite karijeru i biznis boljom poslovnom komunikacijom na engleskom (i srpskom) uz ovih 7 pravila

Veliki broj domaćih radnika, pogotovo u IT sektoru, redovno sarađuje sa inostranim klijentima. Bilo da se radi o klasičnoj saradnji, outsourcing-u, freelancing-u, ili da je baza matične kompanije u inostranstvu, podrazumeva se da gotovo svaki radnik poseduje dovoljno znanja za komunikaciju na engleskom.

Bitno je, međutim, napraviti razliku između obične, svakodnevne komunikacije i jasne, precizne, poslovne komunikacije. Kako je engleski postao lingua franca 20. i početka 21. veka, rodila se potreba i za njegovom konciznom upotrebom, koja izbegava složeni rečnik, tehničke žargone i sve potencijalne nejasnoće. Engleski koji poštuje ova pravila, naziva se Plain English (jednostavan ili običan engleski).

U nastavku vam prenosimo uputstvo sa sajta koji stoji ispred Plain English kampanje. Oni još od 1979. vode „borbu” za kristalno jasnu komunikaciju, za koju smatraju da može da pomogne u smanjivanju broja netačnih javnih informacija. Ova pravila su osmišljena tako da onemogućavaju zbunjivanje čitalaca, pa i provlačenje demagoških izjava i ostalih nečasnih metoda komunikacije političara i javnih ličnosti. Samim tim, njihova primena u poslovnom svetu je više nego korisna.

Iako su ova pravila prvobitno namenjena za primenu u engleskom jeziku, primetićete da je većina njih apsolutno korisna i za srpski i sve druge jezike na kojima komunicirate.

Glavne lekcije koje ćete naučiti u ovom uputstvu su:

• Trudite se da pišete kratke rečenice
• Koristite aktivne glagole
• Koristite ‘vi’ i ‘mi’
• Koristite reči prikladne čitaocu
• Ne plašite se da dajete uputstva
• Izbegavajte nominalizaciju glagola
• Pravite liste tamo gde je to prikladno

Šta je uopšte jednostavan engleski?

• To što u nazivu ima reč “Plain” (jednostavno, obično, čisto) ne znači da je ovaj jezik banalan i siromašan. Svaka vrsta teksta, od lifleta i pisama, do pravnih dokumenata, može biti napisana na ovaj način, a da ne deluje snishodljivo i previše pojednostavljeno.
• Jednostavan engleski ne podrazumeva da skraćujete dužinu poruke ili da menjate njeno značenje. Na primer, u Ujedinjenom Kraljevstvu je pravilo da najveća osiguravajuća društva sve objašnjavaju pomoću jednostavnog jezika.
• On ne zabranjuje nove, kao ni dugačke reči. Takođe, ne promoviše savršenu gramatiku, ali to ne znači ni da je u potpunosti zanemaruje.
• Ovo nije amaterski način komunikacije. Većina dobrih senior menadžera se trudi da koristi jednostavan engleski.
• Konačno, nije toliko lako naučiti upotrebu ovog jezika, kao što se možda čini na prvi pogled.

Nažalost, zahvaljujući birokratama iz industrija javnih servisa, banaka, osiguravajućih kompanija i Vladinih kancelarija, naučili smo da prihvatamo zvaničan stil pisanja koji je neefikasan i često „neprijateljski”.

Glavne prednosti jednostavnog jezika su:

• Brže se piše
• Brže se čita
• Svoju poruku prenosite češće, lakše i na način koji deluje više prijateljski.

Ukratko, jednostavan jezik je jasna i sažeta poruka, napisana tako da ima čitaoca u vidu i odgovarajući ton.

Trudite se da pišete kratke rečenice

Većina eksperata se slaže oko toga da prosečna dužina rečenica u vašem tekstu treba da ima između 15 i 20 reči.

Ovo ne znači da svaka vaša rečenica mora da bude iste dužine. Budite upečatljivi. Menjajte dužine rečenica tako što ćete naizmenično koristiti kratke (kakva je bila prethodna) i dugačke (kakva je ova).

Pridržavajte se osnovnog principa da imate jednu glavnu ideju u rečenici, uz najviše jednu povezanu poentu. Uskoro ćete moći veoma lako da održavate pomenutu prosečnu dužinu rečenica. U početku ćete možda primetiti da još uvek pišete predugačke rečenice, najčešće kada objašnjavate komplikovanu ideju. Međutim, većina dugačkih rečenica može lako da se podeli na više manjih.

Koristite aktivne glagole

Da li želite da vaše poruke zvuče aktivno ili pasivno? Sveže i profesionalno ili pretrpano i birokratski?

Da bismo objasnili razliku između aktivnih i pasivnih glagola, moramo prvo da se podsetimo kako se reči dele po službi u rečenici:

• Subjekat — osoba, grupa ili stvar koja vrši akciju. U službi subjekta najčešće se nalaze imenice i zamenice.
• Predikat — sama radnja. Reči koje označavaju radnju su glagoli.
• Objekat — osoba, grupa ili stvar nad kojom se vrši radnja.

U rečenici “Peter watched the television” (Piter je gledao televiziju):

• Subjekat je ‘Peter’ (on je taj koji vrši radnju gledanja)
• Predikat (glagol) je ‘watched’
• Objekat je ‘television’ (ona je ta koja biva gledana)

U ovoj rečenici ‘watched’ je aktivan glagol. Kada rečenica prvo otkrije ko vrši radnju (subjekat), pre nego što otkrije ko je trpi (objekat), imamo aktivnu rečenicu.

Sa druge strane, u pasivnoj rečenici objekat postaje subjekat:

“The television (subjekat) was watched (glagol) by Peter (objekat).” (Televiziju je gledao Piter.)

Reč ‘watched’ u prethodnom primeru je pasivan glagol. Primetili ste da su u pasivnoj rečenici morale da se upotrebe reči ‘was’ i ‘by’, zbog čega je ona postala pretrpana.

Nemojte da zaboravite da subjekat ne mora uvek da bude osoba, a objekat predmet. “The tree crushed Peter” (Drvo je zdrobilo Pitera) je aktivna rečenica, a “Peter was crushed by the tree” (Piter je zdrobljen od strane drveta) je pasivna.

U nastavku se nalazi nekoliko primera kako se pasivan glagol pretvara u aktivan.

• “This matter will be considered by us shortly.” (Ovo pitanje ćemo uskoro razmatrati.) (Pasivan)
• “We will consider this matter shortly.” (Uskoro ćemo razmatrati ovo pitanje.) (Aktivan)

 

• “The riot was stopped by the police.” (Neredi su zaustavljeni od strane policije.) (Pasivan)

• “The police stopped the riot.” (Policija je zaustavila nerede.) (Aktivan)

 

• “The mine had to be closed by the authority.” (Rudnik je morao biti zatvoren od strane vlasti.) (Pasivan)

• “The authority had to close the mine.” (Vlasti su morale da zatvore rudnik.) (Aktivan)

 

Pasivni glagoli su problematični zbog sledećih stvari:

• Mogu da stvore zabunu.
• Često čine da tekst deluje dosadno i dugačko.
• Čine da tekst deluje manje živo.

Kada je u redu upotrebljavati pasivne glagole?

U nekim slučajevima se, ipak, preporučuje upotreba pasivnih glagola:

• Kada ne želite da zvučite neprijateljski: “This bill has not been paid” (Ovaj račun nije plaćen) (pasivan) — zvuči blaže od “You have not paid this bill” (Niste platili ovaj račun) (aktivan).
• Kada ne želite da preuzmete krivicu: “A mistake was made” (Greška je napravljena) (pasivan) umesto “We made a mistake” (Napravili smo grešku) (aktivan).
• Kada ne znate ko je vršio radnju: “The England team has been picked” (Engleski tim je odabran)
• Ukoliko, jednostavno, zvuči bolje.

Uprkos ovim primerima, ciljajte da između 80 i 90 odsto vaših glagola bude aktivno. Razliku između aktivnih i pasivnih glagola nije najlakše shvatiti (pogotovo na stranom jeziku). Neki ljudi nikada ne uspeju u potpunosti da je savladaju. Ukoliko ste zbunjeni, pročitajte čitav ovaj segment ponovo.

Koristite ‘vi’ i ‘mi’

Trudite se da čitaoca oslovljavate sa ‘you’, čak iako je on samo jedan od mnogo ljudi o kojima pričate. Ukoliko vam se ovo u početku učini čudno, setite se da ne biste koristili reči ‘the applicant’ (podnosilac zahteva) i ‘the supplier’ (dobavljač) ukoliko se obraćate nekome ko sedi za istim stolom.

Evo nekoliko primera:

• “Applicants must send us…” (Podnosioci zahteva moraju da nam pošalju…)
• “You must send us…” (Vi morate da nam pošaljete…)

 

• “We always tell customers before we…” (Mi uvek govorimo mušterijama pre nego što…)
• “We will tell you before we…” (Reći ćemo vam pre nego što…)

 

• “Advice is available from…” (Savete je moguće dobiti od…)
• “You can get advice from” (Vi možete dobiti savet od…)

 

Vašu organizaciju uvek oslovljavajte sa ‘we’. Takođe, ništa nije pogrešno u korišćenju i ‘we’ i ‘I’ u istom tekstu.

Koristite reči prikladne čitaocu

Kada se obraćate osobi koja čita, kažite tačno ono što mislite, koristeći najjednostavnije reči koje odgovaraju. Ovo ne znači da treba da koristite samo jednostavne reči — već reči koje će vaš čitalac razumeti.

Na kraju ovog teksta nalazi se spisak reči koje bi u većini slučajeva trebalo izbegavati. Ali, za većinu njih vi sami treba da odlučite da li odgovaraju tekstu koji pišete.

Žargon je vrsta jezika koju razume samo određena grupa ljudi. Možete da koristite žargon kada se obraćate ljudima za koje znate da će razumeti sve termine i fraze. Zapravo, oni tada mogu biti vrlo korisni kao prečica. Ali, trudite se da izbegavate žargon kada se obraćate opštoj javnosti.

Dakle, trudite se da se pridržavate svakodnevnog jezika kad god je to moguće. U ovom slučaju je, takođe, pametno da zamislite da se obraćate osobi koja sedi za istim stolom.

Ne plašite se da dajete uputstva

Sit! (Sedi!)

Brush your teeth. (Operi zube.)

Please send it to me. (Molim te, pošalji mi.)

Ovo su sve komande, a njihov glagolski oblik se naziva imperativ. Komande su najbrži i najdirektniji način da nekome date uputstva.

Ipak, ukoliko bismo pitali očvrsnulog birokratu da nam napiše ove izraze, dobili bismo nešto slično sledećim rečenicama:

“Dogs are advised that they should sit down.” (Psima se preporučuje da da sednu.)

“Your teeth should be brushed.” (Tvoji zubi bi trebalo da se operu.)

“I should be grateful if you would send it to me.” (Bio bih vam zahvalan ukoliko biste mi to poslali.)

Čini se da mnogo ljudi ima strah od komandi. Najčešće greške su one poput “Customers should do this” (Mušterije bi trebalo da urade ovo) ili “You should do this” (Trebalo bi da uradiš ovo) umesto samo “Do this” (Uradi ovo). Ljudi se verovatno plaše da komande zvuče previše strogo. Ukoliko je to u pitanju, problem lako možete rešiti tako što stavite ‘Please’ (Molimo vas) na početak rečenice. Međutim, ako nešto mora da se uradi, najbolje je da se ne kaže ‘Molimo vas’, budući da to čitaocu daje mogućnost da odbije zahtev.

Evo nekoliko primera dugačkih fraza i njihovih skraćenih verzija koje koriste komande.

• “You should just think of it as a complete statement.” (Trebalo bi samo da to smatrate potpunom izjavom.)
• “Just think of it as a complete statement.” (Samo smatrajte to potpunom izjavom.)

 

• “Writers should aim to be punchy.” (Pisci bi trebalo da se trude da budu upečatljivi.)
• “Be punchy.” (Budite upečatljivi.)

 

• “They should be split where suitable.” (Trebalo bi da budu podeljeni na odgovarajućem mestu.)
• “Split them where suitable.” (Podelite ih gde odgovara.)

 

Poslednji primer je verovatno najgori zbog toga što ne daje direktna uputstva, a koristi i pasivan glagol — “Should be split” (Trebalo bi da budu podeljeni). Nažalost, ovaj stil često može da se nađe u raznim uputstvima. Na primer:

• “The packet should be removed from the box. The contents should then be placed in the oven.” (Paket bi trebalo izvaditi iz kutije. Sadržaj bi potom trebalo staviti u rernu.)
• “Remove the packet from the box. Then place the contents in the oven.” (Izvadite paket iz kutije. Zatim stavite sadržaj u rernu.)

Izbegavajte nominalizaciju

Nominalizacija je vrsta apstraktne imenice. U suštini, to je postupak u kome se glagol pretvara u imenicu, tako da dobijemo ime nečega što nije fizički objekat — već na primer proces, tehnika ili emocija.

Primeri:

Glagol	Nominalizacija
Complete (Završiti)	Completion (Završenost)
Introduce (Uvesti)	Introduction (Uvođenje)
Provide (Obezbediti)	Provision (Obezbeđivanje)
Arrange (Urediti)	Arrangement (Uređivanje)
Investigate (Istražiti)	Investigation (Istraga)

Problem sa nominalizacijom je to što se ove reči koriste umesto glagola od kojih su nastali. Budući da su samo imena stvari, zvuče kao da se u rečenici ništa zapravo ne dešava. Slično pasivnim glagolima, kada se previše upotrebljavaju tekst postaje pretrpan i težak za čitanje.

U nastavku se nalazi nekoliko primera izbegavanja nominalizaciju:

• “We had a discussion about the matter.” (Imali smo raspravu o stvari)
• “We discussed the matter.” (Raspravljali smo o stvari)

 

• “There will be a stoppage of trains by drivers.” (Vozovi će biti zaustavljeni od strane mašinovođa.)
• “Drivers will stop the trains.” (Mašinovođe će zaustaviti vozove.)

 

• “The implementation of the method has been done by a team.” (Primenjivanje metode je sproveo tim.)
• “A team has implemented the method.” (Tim je primenio metodu.)

 

Pravite liste tamo gde je to prikladno

Liste su odlično sredstvo da se informacija razdeli. Postoje dve glavne vrste lista:

• Lista koja se nalazi u okviru jedne rečenice i ima nekoliko odabranih stavki na početku, sredini i kraju.
• Lista sa spiskom odvojenih stavki i uvodnom izjavom (kakva je ova lista).

U našem primeru liste, svaka stavka je završena rečenica koja počinje velikim slovom i završava se tačkom. Kada pravite listu u jednoj rečenici, koristite tačku sa zapetom (;) nakon svake stavke i novu započnite malim slovom.

If you can prove that (Ukoliko možeš da dokažeš):

• you were somewhere else at the time (da si bio negde drugde u tom trenutku);
• you were not related to Mary; and (da nisi u srodstvu sa Meri; i)
• you are over 21 (da imaš više od 21 godine);

you should be all right. (ne bi trebalo da imaš problema.)

U prethodnom primeru druga stavka ima „i” posle tačke i zapete. Da je bilo potrebno dokazati samo jednu od tri stavke, tu bi stajalo „ili”.

Takođe, morate paziti na to da se svaka stavka logički i gramatički vezuje na uvod. Na primer, kada biste izbacili “you” (da) iz druge i treće tačke, sve ovo bi funkcionisalo kao normalna rečenica, ali ne i kao lista. Uvodna rečenica i treća tačka bi glasile “If you can prove that are over 21” (Ukoliko možeš da dokažeš imaš više od 21 godine), što očigledno nema smisla.

Za liste koje sadrže kratke stavke, najbolje je da ih formatirate na jedan od sledećih načina:

Kevin needed to take the following. (Kevin je morao da uzme sledeće.)

• A penknife (Perorez)
• Some string (Neki kanap)
• A pad of paper (Svežanj papira)
• A pen (Olovku)

Kevin needed to take: (Kevin je morao da uzme:)

• a penknife (perorez)
• some string (neki kanap)
• a pad of paper; and (svežanj papira; i)
• a pen. (olovku.)

Ispred stavki na listama koristite tačke. One su bolje od brojeva i slova zbog toga što skreću pažnju na svaku stavku, bez davanja bespotrebnih dodatnih informacija.

Izvinjavanje

Ukoliko odgovarate na neprijatno pismo ili žalbu, ili se bavite teškim problemom, stavite se u položaj čitaoca. Budite profesionalni, ne emotivni. Možda ćete morati da date čvrst, nepoželjan odgovor, ali budite korisni i ljubazni koliko god je to moguće. Ako planirate da se izvinite, uradite to što ranije. Ako je do problema došlo zbog vaše greške, recite to. Izvinite se potpuno i sažeto, saosećajno i iskreno. Bilo da je u pitanju vaša krivica ili ne, pokušajte da naglasite šta možete da uradite za tu osobu.

Mitovi

Postoje određeni mitovi o gramatici koje Plain English pokušava da razbije.

• Možete počinjati rečenicu sa ‘and‘, ‘but‘, ‘because‘, ‘so‘ ili ‘however‘ (‘i’, ‘ali’, ‘zato’, ‘tako’ ili ‘ipak.’)
• Možete razdvajati infinitiv. U engleskom jeziku ova konstrukcija obično počinje sa ‘to’ posle čega sledi glagol, ali sasvim je u redu napisati i “to boldly go.”
• Sasvim je u redu završiti rečenicu sa predlogom. “It is something we should stand up for.”
• Možete dva puta da iskoristite istu reč u rečenici ukoliko ne možete da nađete bolju reč.

Ovo ne znači da treba stalno da rušite ova pravila — samo u slučajevima kada to unapređuje rečenicu.

Šta smo naučili?

• Zaustavite se i razmislite pre nego što počnete da pišete. Napravite beleške o poentama koje želite da istaknete u logičnom redosledu.
• Oslanjajte se na kraće reči. Dugačke reči neće zadiviti vaše čitaoce niti unaprediti vaš stil pisanja.
• Koristite svakodnevni jezik kad god je to moguće. Izbegavajte žargon i uvek objašnjavajte tehničke termine koje morate da koristite.
• Održavajte prosečnu dužinu rečenica između 15 i 20 reči. Trudite se da se držite jedne glavne ideje u rečenici.
• Koristite aktivne glagole koliko god je to moguće. Napišite “we will do it” umesto “‘it will be done by us”.
• Budite sažeti.
• Zamislite da pričate sa čitaocem. Pišite iskreno, lično, u stilu koji odgovara čitaocu  i tonu koji odgovara situaciji.
• I uvek proverite da li je vaš tekst jasan, koristan, ljudski i prijatan.

Reči koje treba izbegavati

Kao što je na početku teksta rečeno, ovo su reči koje bi trebalo izbegavati u komunikaciji na engleskom. Međutim, od vaše procene zavisi da li su one ipak prikladnije od ponuđene alternative u zagradi.

• additional (extra)
• advise (tell)
• applicant (you)
• commence (start)
• complete (fill in)
• comply with (keep to)
• consequently (so)
• ensure (make sure)
• forward (send)
• in accordance with (under, keeping to)
• in excess of (more than)
• in respect of (for)
• in the event of (if)
• on receipt (when we/you get)
• on request (if you ask)
• particulars (details)
• per annum (a year)
• persons (people)
• prior to (before)
• purchase (buy)
• regarding (about)
• should you wish (if you want)
• terminate (end)
• whilst (while)