Kako da napišete mejl na koji će vam odgovoriti?

Mejl je pored telefona najčešći alat poslovne komunikacije, a često ne umemo da ga koristimo kako treba. Sve više se i mi borimo sa gomilom nepotrebnih mejlova, a što su ljudi uspešniji, to biva veći problem. Kako bismo dobili bolje rezultate od svojih mejlova potrebno je da pazimo na to kako ih struktuiramo.

Radionicu o pisanju mejla održao je programski direktor Startap Akademije Alex Čović, dobrim i lošim primerima ukazao na greške i podelio korisne savete akademcima, nakon čega su oni u okviru vežbe napisali primere svog emaila korisniku. Alex i Vukašin Stojkov (osnivač SEE ICTa/Startita i TruckTracka) komentarisali su mejlove akademaca i pomogli im sugestijama u njihovoj optimizaciji.

Cilj predavanja nije bio ispitivanje korisnika putem emaila, jer je to pre svega teško izvodljivo, već da osobu koju ne poznajete pozovete na kafu i razgovor i da na pravi način zamolite da izdvoje svoje dragoceno vreme kako bi pomogli vama.

Iako je pisanje mejla individualna stvar kulture i samog stila, važno je obratiti pažnju na sitnice i na taj način ispoštovati osobu kojoj je mejl namenjen. Verovatno osoba kojoj se obraćate boluje od sindroma prepunog inboxa, a vi sigurno ne želite da vas ignorišu ili ostave za kasnije, zato i vama ovi saveti mogu biti od koristi.

3 Principa za pisanje mejla

Alex je podelio 3 principa kojima se treba voditi:

2 minuta akcije – koji podrazumeva da osobi koja vam odgovara na mail ne treba više od 2 minuta za to. Ukoliko odgovor na vaš mail zahteva više vremena, najverovatnije će vas odložiti za kasnije, zaboraviti ili ignorisati.

5 rečenica max – niko ne čita romane u mailu, zbog toga rečenice treba da budu kratke, jasne i zbog čitljivosti odvojene u paragrafe.

Call to action – na kraju završite mail konkretnim pitanjem ili pozivom na na kafu.

Pre nego što počnete sa pisanjem, malo istražite i utvrdite ko je osoba koju želite da kontaktirate, a ukoliko je neko od vaših prijatelja poznaje, zamolite da vas spoji i predstavi. Ako se obraćate kompaniji, pokušajte da pošaljete nekome na visokoj poziciji, oni će proslediti odgovarajućim osobama.

Naslov emaila treba da nagovesti sadržaj nesto poput: “Pitanje o tvom x?”, “Da li si u gradu x” i slično…Ali izbegavajte da to budu spam naslovi.

Započnite kvalifikacijom, odnosno objasnite ko ste i zašto ih kontaktirate. Nagovestite oko čega vam je potrebna pomoć, zašto vam baš oni mogu pomoći i završite predlogom za vreme i mesto sastanka.

Čak i pored primene svih saveta, ne znači da ćete dobiti odgovor koji želite i da će vam uopšte neko odgovoriti. Uvek postoje ljudi koji neće izdvojiti vreme da pričaju sa nepoznatim ljudima, kao i oni koji mailove ne čitaju. Budite uporni, a ne napadni. Ukoliko nakon par dana ne dobijete odgovor, pošaljite follow up mail, ako vam i dalje ne odgovaraju pošaljite još jedan, ali svaki put sa više kvalifikacije i više informacija.

Pored ovog korisnog predavanja, ostatak druge nedelje Akademije posvećen je Mom testu i brain trustu – tehnici koja omogućava da polaznici među sobom podele ideje, savete, postavljaju pitanja i razmene informacije.

Na kraju nedelje akademce je posetio Ivan Rečević, osnivač HUGE Media i sertifikovan AdWords trener koji je polaznicima približio Google Analytics i AdWords kao vid oglašavanja i istraživanja.