3 neobična pravila koja Bezos zahteva na svim sastancima ili "zašto je Amazon to što jeste"

Svi smo nekada iskusili kako je biti na lošem poslovnom sastanku. Nekada je razlog loša organizacija, prazne priče, nedostatak pripreme ili nešto skroz drugačije. Međutim jedno je sigurno, loš sastanak troši vaše dragoceno vreme i novac.

Ali, CEO Amazon-a, Džef Bezos je u svom godišnjem pismu deoničarima, kao i nedavnom intervjuu, dao uvid u to kako izgleda poslovna kultura sastanka u Amazonu.

Predstavljamo vam njegova tri saveta za uspešno održan sastanak:

Tim za dve pice

U kompaniji se trude da na sastanku učestvuju timovi koje mogu nahraniti sa dve pice. Ovo pravilo zovu two pizza team rule. Ako ste ikada bili na sastanku kom je prisustvovalo previše ljudi, biće vam jasno zašto primenju baš ovo pravilo. Što je tim veći, raste i broj različitih mišljenja, što često otežava donošenje odluka. Ako su na sastanku ljudi koji vole da javno iskažu svoj stav u vezi sa temom, onda ste u opasnosti da sastanak traje predugo.

Primenjujući pravilo od dve pice napravićete balans između iskazivanja različitih ideja, a u isto vreme ostaćete produktivni.

Bez PowerPoint prezentacija

“U Amazonu se ne koriste PowerPoint prezentacije” ovu rečenicu često ponosno ističe Bezos. Njihovo pravilo je da zaduženi napravi sažetak najbitnijih stvari u vezi sa temama sastanka koja nije duža od 6 strana i podeli je sa ostatkom tima.

U svom nedavnom pismu akcionarima, Bezos detaljno opisuje radove koji se odnose na ove dopise, za koje kaže da je nekim kolegama bilo potrebno i do nedelju dana da ih napišu i usavrše.

Dopisi koji nam služe kao primer dobre prakse često delimo sa kolegama od kojih je traženo da poboljšaju pisanje dokumenata za sastanke. Od kolega tražimo da ovaj posao ostave sa strane na nekoliko dana i da mu se onda ponovo posvete hladne glave.

Ovakvi dopisi su odlična ideja jer naši mozgovi obrađuju priče mnogo bolje od sirovih podataka. Takve narativne beleške daju autoru priliku da u potpunosti prenesu misli koje stoje iza ideja i daju priliku učesnicima sastanka da bolje razumeju koncepte.

Naravno, ništa od toga ne znači ako se učesnici sastanka ne pripreme, što je treće pravilo i najvažnije od svih.

Tiho čitanje

“Čitamo te dopise, tiho, tokom sastanka. To je kao radna sala. Svi sede oko stola, a mi čitamo tiho, obično oko pola sata, koliko god da nam je potrebno da pročitamo dokument. A onda o tome razgovaramo”, navodi Bezos u pismu deoničarima.

Možete zamisliti zašto je to tako korisno. Zapitajte se samo koliko puta vam se desilo da dođete na važan sastanak gde, uprkos vašim najboljim namerama, jednostavno niste tako pripremljeni kao što želite?

Baš kao i srednjoškolci, rukovodioci će blefirati na sastanku, kao da su pročitali dopis, a u stvari nisu jer su zauzeti. I tako, moraš zaista da nađeš vreme da se dopis pročita – i to je ono što mi praktikujemo prvih pola sata sastanka. I onda su svi zapravo pročitali dopis i nema pretvaranja.

Bezos je u pismu prethodno pohvalio upotrebu ovog metoda jer osigurava pažnju kod svih članova na sastanku. Pored toga, to pomaže da se bolje pripreme oni koji vode takve diskusije – zbog veštine i fokusirane misli neophodne je da se ti memorandumi spoje na jedno mesto. On takođe smatra da ne postoji način da se napiše narativno struktuiran dopis na 6 strana koji neće biti jasan svima.