Kreatori i alati: Dunja Lazić, Toggl

Svoj posao svuda sa sobom nosi, a kako mnogo putuje, na listi Dunjinih alata pronaći ćete hakove za optimizaciju i povećanje produktivnosti gde god da se nalazite.

Marija Gavrilov - 16. Jul, 2016.

Dunja Lazić je menadžerka medija u estonskom startapu Toggl, koji je razvio jedan od najnaprednijih softvera za praćenje vremena i aktivnosti kojima ga ispunjavate. Dunjine savete za što produktivniji rad možete pratiti na zvaničnom Toggl blogu.

Hardver

S obzirom da posao nosim sa sobom po svetu, jedino što mi je kod laptopa bilo bitno je da bude lak i da može da stane u torbu, pa sam se odlučila za Macbook Air. Odnedavno uz njega koristim Roost Stand i Apple tastaturu i trackpad pa se ideja o lakoj prenosivosti izgubila, ali nema veze.

Roost stand je najbolja stvar koju sam kupila u poslednje vreme i preporučujem ga svima koji rade za laptopom. Još uvek se navikavam na setup sa tastaturom i trackpadom ali definitivno mi prija za leđa.

Osim ovoga, koristim slušalice koje sam kupila samo zbog izgleda pa ne znam da li bih ih nekom preporučila osim ako nisu pomodarski nastrojeni kao ja :) U pitanju su ljubičaste Coloud #4 slušalice.

Od “hardvera” još nosim i svesku i olovku, jedine stvari koje ne mogu sasvim da zamenim telefonom. Ranije sam se ložila na Moleskine rokovnike, a odnedavno nosim Tartuensis svesku od korica starih knjiga i recikliranog papira. Potpuno hipsterski, znam.

Slika odozgo je potpuno iscenirana za ovaj članak pa na njoj možete videti sve što sam pomenula, svaka sličnost sa stvarnim događajima je namerna.

Softver

Dok sam ranije blejala na ProductHuntu i isprobavala sve proizvode, sad sam toliko prezasićena da mesecima nisam skinula novi app. Od desktop aplikacija, pored preinstaliranih imam tri browsera (Chrome, Canary i Mozilla), neizbežni Pocket, užasni Skype i naravno 1Password.

Od svega što imam na Macbooku, jedino bez čega ne bih mogla da živim je F.lux koji reguliše svetlost ekrana i bez kog više ne mogu da zamislim da koristim kompjuter. Zato sam bila posebno oduševljena kad je Apple uveo sličan feature i na iOS.

Chrome

Za posao, zabavu i sve ostalo što radim s kompjuterom koristim skoro isključivo Chrome. Kako nisam fan desktop aplikacija, sve što koristim, koristim na webu i telefonu.

Pa da počnemo onda od ekstenzija za Chrome, kojih imam preko 20 iako pažljivo biram kao i sve ostalo. Prvi je naravno Momentum Dash – welcome screen i novi tab koji me uvek dočeka ujutru. Momentum je došao nekako prirodno i potpuno se uklopio u moju rutinu, pomaže da se fokusiram tražeći jedan cilj dnevno što mi apsolutno odgovara.

Pored njega, najčešće koristim već pomenuti 1Password koji zna sve moje šifre dok ja više ne znam skoro nijednu. 1Password sam počela da koristim zbog posla ali sam vremenom ubacila i sve šifre za lične naloge jer mi je iskustvo korišćenja jako pozitivno. Odnedavno sam se i malo više informisala o sigurnosti na internetu, opet prvo zbog posla pa i lično tako da ne verujem više sebi i ImePsaDatumRođenja123 šiframa.

Ekstenzija koju ne moram da koristim da bih je koristila je naravno RescueTime koji koristim već skoro dve godine i apsolutno obožavam.

Zato koristim i StayFocusd koji mi zabranjuje sajtove koji će mi oduzeti previše vremena a tu je uvek i Facebook Newsfeed eradicator koji sakriva Facebook newsfeed i tako čini vreme provedeno na Fejzbuku manje zanimljivim – hvala ljudima koji su napravili ekstenziju.

Za čitanje i bolje iskustvo na sajtovima koristim Evernote Clearly koji sam zapravo otkrila preko ove rubrike pre par meseci, hvala Arsenije :)

Za gledanje bilo kakvog video sadržaja u browseru već godinama koristim Turn The Lights Off koja radi upravo to – zamrači sve na ekranu osim videa i tako čini iskustvo mnogo boljim.  

Trello je skoro izbacio ekstenziju za Chrome koju apsolutno obožavam i koja mi posao čini toliko lakšim. Pošto sam frik za planiranje, liste i kartice, činjenica da to mogu da radim s bilo kog sajta me oborila s nogu.

IMG_0658

Produktivnost

Kako moj posao uključuje dosta planiranja i dogovaranja s drugim ljudima, koristim alate koji mi omogućavaju da istovremeno sagledam širu sliku (stanje projekta) i napravim konkretne planove (dnevne zadatke itd).

Kao glavni alat za dnevno planiranje koristim Trello u koji uglavnom stavljam planove za nedelju dana, prolazim kroz zadatke sa svojim timom i proveravam stanje projekata na kojim radim. Ako pogledate moju Trello istoriju naći ćete verovatno sve što sam ikad radila.

Za dugoročno planiranje koristimo Teamweek, njega proveravam uglavnom jednom nedeljno da proverim raspored putovanja, većih projekata itd. Ako radite u okviru velikog tima ili nadgledate nekoliko ljudi, predlažem da overite Teamweek za planiranje.

Za važna dokumenta, članke i partnerstva koristim i Hackpad koji je preglednija varijanta Google Dokumenata. Pošto radim s timom pisaca, Hackpad mi je uštedeo gomilu vremenu koje bih inače provela šaljući sugestije, izmene itd.

Za saradnju s kolegama u drugim vremenskim zonama (u Togglu trenutno imamo 10)  koristimo Timezone.io. Naravno da još uvek uspevam da ljudima šaljem stvari u 10 uveče ili 5 ujutru ali trudim se :)

Slack je naravno omiljeni neizbežni alat svakog remote tima i ja ga volim svim srcem. Za svoje potrebe smo dodali i par botova koji nam pomažu sa planiranjem, slanjem feedbacka itd. Ako već niste, čekirajte i Clanbeat, softver koji prati sreću zaposlenih :)

Sastanci nikad nisu produktivni i mi ih u Togglu namerno izbegavamo, ali Room uvrštavam u alat za produktivnost jer je apsolutno najbolja aplikacija za video pozive zahvaljujući čijem besprekornom funkcionisanju više ne gubimo vreme i živce. Bonus poeni jer radi u browseru.  

Gmail

Bavim se PR-om i partnerstvima, što znači da većinu svog posla provedem mejlovima. Zato Gmail koristim “na steroidima” sa Streak ekstenzijom za praćenje mejlova i Boomerangom za slanje u određeno vreme.

Rapportive je korisna ekstenzija za pronalaženje više o kontaktima na osnovu njihove email adrese, a ako ste malo spretniji, možete da ga koristite da pronađete nečiji kontakt email.

Pošto sam bila potpuno preopterećena mailom, počela sam da tražim nove načine upravljanja istim tako da trenutno, zahvaljujući preporuci Startit zajednice koristim Inbox by Gmail koji definitivno pomaže ali ne ublažuje bol gomile nepročitanih mejlova dnevno.

Mobilne aplikacije

Pošto stalno putujem, na mobilnom ubedljivo najviše cenim Pocket, za čitanje svega što ne stignem dok sam na poslu. Pažljivo biram šta čuvam u Pocket i koji sadržaj konzumiram, u poslednje vreme čitam najviše popularnu psihologiju poput ove studije o slobodnoj volji.

Za duge letove, vožnje, čekanje u  redu još koristim i Podcasts, jednu od najboljih default iOS aplikacija a u poslednje vreme najrađe slušam Trumpcast – Slejtov podkast o ličnosti koja je obeležila ovu godinu.  

HopperPretražite kada je najbolje kupiti kartu za određenu destinaciju i postavite podsetnike za kupovinu.

HitlistOpet avio karte s tim što ova aplikacija sama pretražuje najjeftinije letova s aerodroma najbližeg vama i šalje podsetnike kad pronađe nove destinacije.

Google KeepKad sam videla da se ova aplikacija pojavila na App store-u, vrisnula sam od sreće, toliko je obožavam. Koristim je svaki dan za planiranje, liste, poruke sebi itd. Neuspešno menja svesku i olovku ali uspešno menja svaku drugu aplikaciju ovog tipa.

FoursquareNajbolji prijatelj na putovanjima, aplikacija za pretraživanje provereno dobrih mesta gde god da se nalazite, za sad me nije izneverio.

FLIOAplikacija koja je stala u kraj maltetiranju sa WiFijem na aerodromima. Topla preporuka.

Simple HabitPodsetnik da iskuliram, 10 minuta dnevno.